萬(wàn)達(dá)高效開會(huì)就靠這七招
萬(wàn)達(dá)的執(zhí)行力是非常有名的，萬(wàn)達(dá)開會(huì)也是很有特點(diǎn)的。“萬(wàn)達(dá)開會(huì)，沒(méi)人敢睡”，不是說(shuō)誰(shuí)怕誰(shuí)，是怕漏了重要內(nèi)容，會(huì)耽誤你的前程。以下都是萬(wàn)達(dá)開會(huì)的常規(guī)做法和原則，不僅落地而且全部實(shí)招。
文/企業(yè)文化中心
一、從不打印的工作報(bào)告
在每年的萬(wàn)達(dá)年會(huì)上，王健林都會(huì)作一個(gè)精彩的大會(huì)發(fā)言，精彩是因?yàn)椋?.他的工作報(bào)告都是親自手寫，從不用槍手；2.他的工作報(bào)告只有他自己知道，從來(lái)不在會(huì)前印刷；3.他的報(bào)告既有宏觀分析，也有客觀業(yè)績(jī)，還有微觀褒貶，更有未來(lái)走勢(shì)。一個(gè)半小時(shí)的報(bào)告，酣暢淋漓，讓你大有收獲。你必須用筆認(rèn)真記，因?yàn)橄挛绲姆纸M討論你必須真刀實(shí)槍地講。所以，這樣的大會(huì)你敢睡嗎？你愿意睡嗎？
二、精細(xì)的會(huì)務(wù)手冊(cè)
如果你有幸得到一本萬(wàn)達(dá)大中型會(huì)議會(huì)務(wù)手冊(cè)，即便你不是組織活動(dòng)出身，基本你組織其他的會(huì)議，也能得心應(yīng)手了。細(xì)節(jié)，是萬(wàn)達(dá)開會(huì)最關(guān)鍵的。除了參會(huì)必要的流程、參會(huì)人員、參會(huì)的主題、會(huì)議每一個(gè)議程的時(shí)間……甚至參會(huì)人員每人每天每場(chǎng)在哪個(gè)桌子開會(huì)，需要穿什么服裝，在哪個(gè)餐廳、哪個(gè)位置就餐，參會(huì)當(dāng)天的天氣如何等都有詳細(xì)的說(shuō)明和介紹。
萬(wàn)達(dá)年會(huì)的胸卡就是一個(gè)濃縮的會(huì)務(wù)流程，一個(gè)小卡片就是一個(gè)為你私人定制的數(shù)據(jù)庫(kù)。以2013年年會(huì)的胸卡為例，胸卡的正面是你的照片、姓名、部門、職務(wù)等信息。背面，是兩天會(huì)議的全部的流程：第一天，晚宴地點(diǎn)、具體時(shí)間、每人就餐的桌號(hào)；第二天，開大會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、每人的座位號(hào)，分論壇的場(chǎng)次、時(shí)間、地點(diǎn)、每人的座位號(hào)。看完這一張卡，你這兩天該怎么做一目了然。
三、萬(wàn)達(dá)開會(huì)沒(méi)人敢遲到
很多公司大大小小的會(huì)，慢悠悠來(lái)的人不在少數(shù)，既影響大家的情緒，又影響開會(huì)的效率。
在萬(wàn)達(dá)，如果你敢遲到，你一定會(huì)很難堪！這不是指要罰你多狠，指的是你自己的心理體驗(yàn)，很難堪。
曾經(jīng)有個(gè)總經(jīng)理級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)第一次開總裁會(huì)，當(dāng)時(shí)通知的時(shí)間是9點(diǎn)，他“掐點(diǎn)”去的，一進(jìn)會(huì)場(chǎng)，大家都用異樣的眼神看他，看得他心里直發(fā)毛。會(huì)后，有同事好心提醒：下次早點(diǎn)來(lái)吧，就你敢“掐點(diǎn)”來(lái)。第二次開會(huì)，他提前5分鐘來(lái)了，但是還是被大家每個(gè)人異樣的目光“矚目”了一番。他不解，后來(lái)才知道，在萬(wàn)達(dá)開會(huì)有個(gè)不成文的規(guī)定：大大小小的會(huì)，下一級(jí)一定會(huì)比上一級(jí)提前早到5-10分鐘。這不僅是一種尊重，更是一種對(duì)待會(huì)議的態(tài)度。
四、準(zhǔn)時(shí)開會(huì)可以，準(zhǔn)時(shí)散會(huì)你行嗎
在萬(wàn)達(dá)，開會(huì)基本上是會(huì)議手冊(cè)定的幾點(diǎn)就會(huì)幾點(diǎn)結(jié)束，極少有拖延開會(huì)時(shí)間的時(shí)候。
這里，萬(wàn)達(dá)做到了三點(diǎn)：1.會(huì)議通知時(shí)就明確會(huì)議開始及結(jié)束的時(shí)間；2.合理安排切實(shí)可行的會(huì)議議程，明確每件事項(xiàng)的討論時(shí)間；3.會(huì)議主持人必須有效調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性和控制好會(huì)議時(shí)間。
一個(gè)重要的事實(shí)是，在萬(wàn)達(dá)，只要王健林講話，如果他說(shuō)要講1個(gè)小時(shí)，那基本上距離結(jié)束時(shí)間左右不會(huì)差5分鐘，這點(diǎn)你做得到嗎？
說(shuō)了你可能不信，對(duì)于一些重要的會(huì)議，有的與會(huì)發(fā)言者要提前預(yù)演，有時(shí)還不止一遍哦。在萬(wàn)達(dá)，幾乎所有人都能做到說(shuō)幾分鐘就幾分鐘，只會(huì)縮時(shí)。因此不管多長(zhǎng)的會(huì)議，由于每個(gè)發(fā)言都很精準(zhǔn)，所以準(zhǔn)時(shí)散會(huì)就是一件很容易的事。除了有制度約束、規(guī)范，高層以及所有人的時(shí)間觀念和責(zé)任意識(shí)至關(guān)重要。
五、開會(huì)發(fā)言只撈干貨
萬(wàn)達(dá)開會(huì)從來(lái)沒(méi)有空話、廢話，開會(huì)是要解決問(wèn)題的，不是來(lái)聽你嘮叨的。因此，萬(wàn)達(dá)會(huì)場(chǎng)經(jīng)常會(huì)有發(fā)言和匯報(bào)被打斷，因?yàn)槟闩茴}了，或者“這個(gè)根本用不著跟我匯報(bào)”。
萬(wàn)達(dá)開會(huì)也用PPT，但都是極簡(jiǎn)風(fēng)格，有規(guī)范模板，杜絕花里胡哨。一般開會(huì)不許超過(guò)10張，給董事長(zhǎng)、總裁匯報(bào)基本不會(huì)超過(guò)3張。當(dāng)然這3張都是筋骨，筋骨后基本上都有超鏈接，如果領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)細(xì)節(jié)，后面有更細(xì)的。
有些外面廣告公司煞費(fèi)苦心設(shè)計(jì)精美的PPT，有原因、有背景、有問(wèn)題，可是悲催的是，這些都會(huì)統(tǒng)統(tǒng)被“殺掉”，直奔解決方案。有一個(gè)公司做了50多張PPT，結(jié)果只聽了3張的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。
一家企業(yè)要來(lái)萬(wàn)達(dá)全面取經(jīng)，涉及到管理、財(cái)務(wù)、人力、管控、信息化、紀(jì)檢、企業(yè)文化等，萬(wàn)達(dá)每個(gè)板塊的一把手每人講述一刻鐘，每人10張PPT，效率之高、干貨之干，令那家企業(yè)高管們驚嘆不已。
一句話，扯淡的會(huì)，萬(wàn)達(dá)從來(lái)不開。
六、 開會(huì)不許找替身
參會(huì)各方不能隨便派人聽聽會(huì)、走過(guò)場(chǎng)。派來(lái)的人要能拍板，能定意見，參會(huì)不是代表個(gè)人，是要代表部門參會(huì)，不能涉及到部門時(shí)說(shuō)：“不清楚”、“不歸我負(fù)責(zé)”、“我回去匯報(bào)后才能確定”。一句話，找個(gè)能管事的來(lái)開會(huì)就對(duì)了。
領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)什么就答什么，不能答非所問(wèn)。有些人開會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)一問(wèn)到某關(guān)鍵事項(xiàng)是否完成時(shí)，就采取迂回戰(zhàn)術(shù)講一大堆的沒(méi)有完成的理由。其實(shí)領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心結(jié)果，可以先講結(jié)果，如領(lǐng)導(dǎo)需要再闡述原因即可。
匯報(bào)不能找替身，如果副總裁聽會(huì)，必須總經(jīng)理匯報(bào)，如果總裁聽會(huì)，必須副總裁匯報(bào)。這就保證領(lǐng)導(dǎo)必須身體力行，必須全面了解，決不允許你找個(gè)具體負(fù)責(zé)的人來(lái)替你作匯報(bào)。
萬(wàn)達(dá)的領(lǐng)導(dǎo)，個(gè)個(gè)都是行家，誰(shuí)也蒙不了誰(shuí)。
七、會(huì)后不落實(shí)等于會(huì)白開
不要以為開完會(huì)就可以一拍屁股走人，萬(wàn)達(dá)的重要會(huì)議都有紀(jì)要，也不要以為有了會(huì)議紀(jì)要就萬(wàn)事大吉，萬(wàn)達(dá)還有一套強(qiáng)大的會(huì)議督辦系統(tǒng)。開會(huì)確定的事會(huì)落實(shí)到每個(gè)人每件事、到具體時(shí)間段。
萬(wàn)達(dá)每個(gè)部門每周至少有一次例會(huì)，每個(gè)月有月度會(huì)，季度會(huì)，還有半年總結(jié)會(huì)和全年大會(huì)。
最常見的是每個(gè)部門的周例會(huì)，為了跟蹤會(huì)議紀(jì)要中涉及的行動(dòng)計(jì)劃及重要工作，萬(wàn)達(dá)自己開發(fā)了一個(gè)任務(wù)追蹤系統(tǒng)，目的是通過(guò)量化的指標(biāo)來(lái)跟蹤會(huì)議落實(shí)情況。
具體做法：每次會(huì)議，你會(huì)看到在這個(gè)開發(fā)的系統(tǒng)里顯示你的任務(wù)要完成的日期、目前完成的進(jìn)度。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)照此，要匯報(bào)目前完成了哪些工作，還需要做哪些工作，下次開會(huì)預(yù)計(jì)進(jìn)度是百分之多少，能否在預(yù)定時(shí)間完成整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)等，記錄員會(huì)將這些數(shù)據(jù)一一錄入系統(tǒng)，下次開會(huì)一一核對(duì)復(fù)盤，并再次建立新的任務(wù)進(jìn)度。另外，手機(jī)會(huì)在快接近任務(wù)節(jié)點(diǎn)時(shí)，自動(dòng)提醒你加快項(xiàng)目進(jìn)程。
你總會(huì)聽到這樣的話吧——“會(huì)后，我們要狠抓落實(shí)”。在萬(wàn)達(dá)，根本沒(méi)有這樣的詞兒，因?yàn)槿f(wàn)達(dá)有一套強(qiáng)有力的落實(shí)方法。很多人驚嘆萬(wàn)達(dá)的執(zhí)行力，其實(shí)你讀懂了萬(wàn)達(dá)是如何開會(huì)的，就基本上能理解一些了。